Fortius Technology

Plataforma de Operaciones para SyV Asesorías

Una sola base de datos para clientes, obligaciones, tareas y entregables.

Operations Platform for SyV Asesorías

A single database for clients, obligations, tasks and deliverables.

Preparado para
Prepared for
SyV Asesorías
Preparado por
Prepared by
Eduardo Pazmino
Fecha
Date
21 · 08 · 2026
Validez
Valid for
30 días
30 days

01El objetivoThe objective

La operación de SyV Asesorías se sostiene hoy sobre información distribuida entre archivos de Excel, carpetas de OneDrive y correos individuales. Cada uno de estos elementos cumple su función, pero en conjunto no constituyen un sistema: no existe una fuente única que permita establecer, en cualquier momento, el estado real de la operación.

Esta propuesta plantea consolidar esa información en una base de datos propia de SyV Asesorías y construir sobre ella el control que hoy no está disponible: quién es responsable de cada tarea, para qué cliente, con qué fecha límite, y con constancia verificable de cuándo se cumplió.

SyV Asesorías' operation rests today on information distributed across Excel files, OneDrive folders and individual mailboxes. Each of these serves its purpose, but together they do not constitute a system: there is no single source that can establish, at any given moment, the true state of the operation.

This proposal sets out to consolidate that information into a database owned by SyV Asesorías, and to build on it the control that is not available today: who is responsible for each task, for which client, by what deadline, and with verifiable evidence of when it was completed.

02La situación actualThe situation today

Estos son los puntos que identificamos en nuestras conversaciones:

  • No hay una fuente única de información. Los datos viven en Excel, OneDrive, SharePoint y correo. Para responder una pregunta sencilla hay que consultar varios lugares.
  • El cumplimiento de tareas no es verificable. Cualquier empleado puede marcar una tarea como terminada y escribir una fecha distinta a la real. No existe manera de comprobar cuándo ocurrió efectivamente.
  • Todos ven y modifican todo. Cada empleado puede alterar las tareas de sus compañeros, no solo las propias.
  • Las tareas recurrentes se recrean a mano. Cada período alguien debe volver a armar en Excel lo mismo del período anterior.
  • No se puede replicar la estructura de un cliente en otro. No hay forma de copiar el conjunto de tareas de un cliente y asignarlo a otro con un empleado distinto.
  • Los proyectos especiales viven aparte. Se manejan en archivos de Excel independientes que se comparten caso por caso.
  • La entrega al cliente depende de cada persona. El empleado envía el informe desde su propio correo, sin registro centralizado de qué se entregó y cuándo.
  • Las reasignaciones son manuales. Un retiro, una incapacidad o unas vacaciones obligan a rehacer asignaciones a mano.
  • La dirección no tiene visibilidad consolidada. No hay una vista única del estado de la operación.

These are the points we identified in our conversations:

  • There is no single source of information. Data lives in Excel, OneDrive, SharePoint and email. Answering a simple question means checking several places.
  • Task completion cannot be verified. Any employee can mark a task complete and type a date other than the real one. There is no way to confirm when it actually happened.
  • Everyone sees and edits everything. Each employee can alter their colleagues' tasks, not only their own.
  • Recurring tasks are recreated by hand. Every period, someone rebuilds in Excel what already existed the period before.
  • A client's structure cannot be replicated onto another. There is no way to copy one client's set of tasks and assign it to another with a different employee.
  • Special projects live separately. They are handled in standalone Excel files shared case by case.
  • Delivery to the client depends on each person. The employee sends the report from their own mailbox, with no central record of what was delivered and when.
  • Reassignments are manual. A departure, a sick leave or a holiday forces assignments to be redone by hand.
  • Management has no consolidated visibility. There is no single view of the state of the operation.

03Lo que esto representa hoyWhat this costs today

  • Riesgo de incumplimiento de fechas legales. Una declaración presentada fuera de plazo genera sanción para el cliente — y el costo real para SyV es la confianza, que es más difícil de recuperar que el dinero.
  • Ausencia de trazabilidad. Si algo se entrega tarde, no hay forma de establecer con certeza qué ocurrió, cuándo ni de parte de quién.
  • Tiempo de coordinación. Horas del equipo dedicadas a revisar archivos y preguntar estados, en lugar de asesorar.
  • Dependencia de personas. Cuando alguien se retira, su conocimiento operativo y sus pendientes se van con él.
  • Risk of missing statutory deadlines. A late filing means a penalty for the client — and the real cost to SyV is trust, which is harder to recover than money.
  • No traceability. When something is delivered late, there is no way to establish with certainty what happened, when, or by whom.
  • Coordination time. Team hours spent checking files and chasing status instead of advising.
  • Dependence on individuals. When someone leaves, their operational knowledge and their open work leave with them.

04La soluciónThe solution

Una plataforma de operaciones propia de SyV Asesorías, con su propia base de datos. No es una suscripción a un servicio de terceros: la información es de SyV, reside en una base de datos de SyV, y no depende de que un proveedor externo mantenga su precio o su servicio.

Sobre esa base, la plataforma resuelve cada punto anterior:

  • Una sola fuente de información. Clientes, servicios, obligaciones, tareas, asignaciones y entregables en un solo lugar.
  • Registro inalterable. La fecha y hora de cumplimiento las registra el sistema en el momento en que ocurre. No se escriben a mano y no se pueden modificar después.
  • Permisos por rol. Cada persona ve y modifica lo que corresponde a su rol. La dirección ve todo; el empleado, lo suyo.
  • Tareas que se generan solas. Las obligaciones recurrentes — mensuales, trimestrales, anuales — se crean automáticamente para cada período, con su fecha límite legal y una fecha objetivo interna anterior, que da margen.
  • Servicios que se replican. El conjunto de obligaciones de un cliente se copia a otro en una sola acción, asignando un empleado distinto.
  • Entrega al cliente desde la plataforma. Cuando el revisor aprueba una tarea, el informe se toma de la carpeta del cliente en OneDrive y se envía por correo desde una cuenta de la firma — no desde el correo personal del empleado. Cada envío queda registrado.
  • Reasignación con historial. Por retiro, incapacidad o vacaciones, de forma temporal o definitiva, dejando constancia de quién tenía qué y desde cuándo.
  • Vista general para la dirección. Un tablero que muestra en qué está trabajando cada empleado y qué tareas se aproximan a su fecha límite, sin necesidad de preguntar.

Se integra con lo que ya usan. El ingreso se hace con las mismas cuentas de Microsoft 365 que el equipo usa hoy — no hay contraseñas nuevas que aprender ni administrar. Los documentos siguen viviendo en OneDrive, con la estructura de carpetas que ya tienen. La plataforma lee de allí; no reorganiza nada.

An operations platform belonging to SyV Asesorías, with its own database. This is not a subscription to a third-party service: the information is SyV's, it lives in SyV's database, and it does not depend on an outside vendor holding its price or its service steady.

On that foundation, the platform resolves each point above:

  • A single source of information. Clients, services, obligations, tasks, assignments and deliverables in one place.
  • A tamper-proof record. Completion date and time are recorded by the system at the moment it happens. They are not typed by hand and cannot be altered afterwards.
  • Role-based permissions. Each person sees and edits what their role allows. Management sees everything; an employee sees their own.
  • Tasks that generate themselves. Recurring obligations — monthly, quarterly, annual — are created automatically for each period, with their statutory deadline and an earlier internal target date that provides buffer.
  • Services that replicate. One client's set of obligations copies to another in a single action, assigning a different employee.
  • Client delivery from the platform. When the reviewer approves a task, the report is taken from the client's OneDrive folder and emailed from a firm account — not from the employee's personal mailbox. Every send is recorded.
  • Reassignment with history. For departures, sick leave or holidays, temporary or permanent, leaving a record of who held what and from when.
  • An overview for management. A dashboard showing what each employee is working on and which tasks are approaching their deadline, without having to ask.

It integrates with what you already use. Sign-in uses the same Microsoft 365 accounts the team uses today — no new passwords to learn or administer. Documents continue to live in OneDrive, in the folder structure you already have. The platform reads from it; it reorganises nothing.

05Cómo cambia el día a díaHow the day-to-day changes

HoyCon la plataforma
El empleado marca la tarea y escribe la fechaEl sistema registra la fecha y hora reales, sin posibilidad de edición
Cada período se rearma el Excel de tareasLas tareas del período aparecen solas, con sus fechas límite
Un cliente nuevo se configura desde ceroSe copia el servicio de un cliente similar y se asigna al responsable
El empleado envía el informe desde su correoSe envía desde la cuenta de la firma al aprobar, y queda registrado
Alguien se incapacita y hay que rastrear sus pendientesSe reasignan sus tareas en una acción, con historial
La dirección pregunta el estado por WhatsApp o correoLa dirección lo consulta en el tablero de la plataforma
TodayWith the platform
The employee marks the task and types the dateThe system records the real date and time, with no way to edit it
The task spreadsheet is rebuilt every periodThe period's tasks appear on their own, with their deadlines
A new client is configured from scratchA similar client's service is copied and assigned to the responsible person
The employee sends the report from their mailboxIt sends from the firm's account on approval, and is recorded
Someone falls ill and their open work must be tracedTheir tasks reassign in one action, with history
Management asks for status over WhatsApp or emailManagement checks it on the platform's dashboard

06Alcance de esta faseScope of this phase

Incluido:

  • Base de datos propia de SyV, desplegada y en operación
  • Ingreso con las cuentas Microsoft 365 existentes
  • Administración de clientes, servicios y obligaciones
  • Generación automática de tareas por período, con fecha límite legal y fecha objetivo interna
  • Asignación con preparador y revisor, y reasignación con historial
  • Roles y permisos de visualización y edición
  • Registro inalterable de cumplimiento y bitácora de auditoría
  • Envío del entregable al cliente por correo, desde OneDrive y desde la cuenta de la firma
  • Tablero de dirección con vista general de asignaciones por empleado y de tareas próximas a vencer
  • Despliegue en producción y capacitación al equipo

No incluido en esta fase: migración de información histórica de los archivos de Excel actuales, integración con facturación electrónica, y portal de acceso para los clientes de SyV.

Included:

  • SyV's own database, deployed and running
  • Sign-in with existing Microsoft 365 accounts
  • Management of clients, services and obligations
  • Automatic task generation per period, with statutory deadline and internal target date
  • Assignment with preparer and reviewer, and reassignment with history
  • Roles and view/edit permissions
  • Tamper-proof completion record and audit log
  • Emailing the deliverable to the client, from OneDrive and from the firm's account
  • Management dashboard with an overview of assignments by employee and tasks approaching their deadline
  • Production deployment and team training

Not included in this phase: migration of historical information from the current Excel files, electronic invoicing integration, and a client-facing portal for SyV's clients.

07CronogramaTimeline

SemanaActividad
1Configuración de accesos, conexión con Microsoft 365 y validación integral del envío de documentos
2 – 3Clientes, servicios, obligaciones y generación automática de tareas
4Roles, permisos, registro de cumplimiento y bitácora de auditoría
5Entrega del informe al cliente por correo desde OneDrive, y tablero de dirección
6Despliegue en producción, pruebas y capacitación al equipo
WeekActivity
1Access setup, Microsoft 365 connection, and end-to-end validation of document delivery
2 – 3Clients, services, obligations and automatic task generation
4Roles, permissions, completion record and audit log
5Emailing the report to the client from OneDrive, and the management dashboard
6Production deployment, testing and team training

08InversiónInvestment

Desarrollo e implementación Development and implementation $ 15.400.000 COP $ 15,400,000 COP
A la firma del contrato 30 %$ 4.620.000
A la entrega y aceptación 70 %$ 10.780.000
On signature 30%$ 4,620,000
On delivery and acceptance 70%$ 10,780,000

Valores expresados en pesos colombianos, antes de IVA.

Amounts in Colombian pesos, before VAT.

09Costos recurrentesOngoing costs

Infraestructura

El funcionamiento de la plataforma requiere servicios de alojamiento y base de datos, con un costo estimado de hasta USD 50 mensuales. Estos servicios se contratan directamente por SyV Asesorías y a su nombre: la infraestructura es de SyV, igual que la base de datos y la información que contiene.

Soporte y mantenimiento

El primer mes posterior a la entrega está incluido sin costo adicional. A partir del día 31, el soporte, las actualizaciones de seguridad y la renovación de las credenciales de conexión con Microsoft 365 se prestan mediante un acuerdo de servicio, cuyo alcance y valor se acuerdan por separado.

Infrastructure

Running the platform requires hosting and database services, at an estimated cost of up to USD 50 per month. These services are contracted directly by SyV Asesorías in its own name: the infrastructure belongs to SyV, as do the database and the information it holds.

Support and maintenance

The first month after delivery is included at no additional cost. From day 31, support, security updates and renewal of the Microsoft 365 connection credentials are provided under a service agreement, whose scope and value are agreed separately.

10Lo que requerimos de SyVWhat we need from SyV

Para cumplir el cronograma de seis semanas necesitamos, desde la semana 1:

  • Acceso de administrador a la cuenta de Microsoft 365 de la firma, y autorización para conectar la plataforma
  • Una cuenta de correo de la firma destinada al envío de entregables a clientes
  • La lista de obligaciones que componen cada servicio
  • Disponibilidad del equipo para la capacitación en la semana 6

La carga inicial de los 45 clientes y sus servicios la realiza el equipo de SyV durante la capacitación. Es la forma más eficaz de aprender la plataforma, y no requiere trabajo adicional de nuestra parte.

To meet the six-week timeline we need, from week 1:

  • Administrator access to the firm's Microsoft 365 account, and authorisation to connect the platform
  • A firm mailbox dedicated to sending deliverables to clients
  • The list of obligations that make up each service
  • Team availability for training in week 6

Initial loading of the 45 clients and their services is done by SyV's team during training. It is the most effective way to learn the platform, and requires no additional work on our side.

11Criterio de aceptaciónAcceptance criteria

Al cierre de la semana 6, la entrega se considera cumplida cuando la plataforma esté desplegada y en funcionamiento, permitiendo:

  • Ingreso del equipo con sus cuentas Microsoft 365
  • Creación de clientes, servicios y obligaciones
  • Generación automática de tareas del período, con sus fechas
  • Asignación de preparador y revisor, y reasignación
  • Permisos diferenciados por rol
  • Registro de cumplimiento no editable por el usuario
  • Envío por correo de un entregable a un cliente, tomado de su carpeta de OneDrive
  • Tablero de dirección con asignaciones por empleado y vencimientos próximos

La carga de los datos de los 45 clientes no es requisito de aceptación; corresponde al equipo de SyV y se realiza durante la capacitación.

SyV dispone de cinco (5) días hábiles a partir de la entrega para presentar observaciones por escrito. Transcurrido ese plazo sin observaciones, la entrega se entiende aceptada.

At the close of week 6, delivery is considered met when the platform is deployed and running, allowing:

  • Team sign-in with their Microsoft 365 accounts
  • Creation of clients, services and obligations
  • Automatic generation of the period's tasks, with their dates
  • Assignment of preparer and reviewer, and reassignment
  • Role-differentiated permissions
  • A completion record not editable by the user
  • Emailing a deliverable to a client, taken from their OneDrive folder
  • Management dashboard with assignments by employee and upcoming deadlines

Loading the 45 clients' data is not an acceptance requirement; it belongs to SyV's team and happens during training.

SyV has five (5) business days from delivery to submit written observations. If none are received in that period, delivery is deemed accepted.

12Siguientes pasosNext steps

Esta propuesta tiene una validez de 30 días. Para iniciar, requerimos la aprobación de este documento y el pago correspondiente a la firma. El cronograma de seis semanas comienza a contar desde que recibimos el acceso administrador a Microsoft 365.

Quedo atento a sus comentarios.

This proposal is valid for 30 days. To begin, we require approval of this document and the payment due on signature. The six-week timeline starts from the moment we receive administrator access to Microsoft 365.

I look forward to your comments.

Eduardo Pazmino Fortius Technology
Por SyV AsesoríasFor SyV Asesorías Nombre, cargo y fecha Name, title and date